ייעוץ עסקי: איך מתרגמים אבחון לתוכנית עבודה עם יעדים?

ייעוץ עסקי שווה משהו רק כשהוא מסתיים בתוכנית עבודה: האבחון מזהה איפה העסק מפסיד כסף, זמן ולקוחות, אחר כך ממיינים את הממצאים לפי ההשפעה שלהם על הרווח, כל ממצא נהפך ליעד עם מספר ותאריך, מקבל אחראי ומתפרק למשימות שבועיות.
מי שעוצר באבחון מקבל מסמך יפה, ומי שממשיך לתוכנית מקבל שינוי במספרים.
אני רון, ובמסגרת רון זכרין ייעוץ עסקי אני מלווה את הממצאים עד הרגע שבו הם נכנסים ליומן שלכם, כולל בניית תוכנית עסקית, ייעוץ מכירות וייעוץ שיווקי כשהאבחון מצביע על הכיוונים האלה.
רוצים לצאת מהאבחון עם תוכנית ולא עם ערימת רעיונות?
דברו איתי ונתחיל!

מה צריך לצאת מאבחון עסקי כדי שאפשר יהיה לבנות ממנו תוכנית?

"אבחון עסקי" הוא בדיקה מסודרת של מצב העסק: המספרים, התהליכים, הלקוחות והצוות.
אבחון שאפשר לבנות ממנו תוכנית מייצר ממצאים שמגובים בנתון, ולא תחושות. "הלקוחות לא חוזרים אלינו" היא תחושה. "מתוך מי שקנה ברבעון שעבר, רק חלק קטן קנה שוב" היא ממצא, ועליו אפשר לעבוד.

כדי להגיע לממצאים כאלה אני אוסף אצל בעל העסק כמה דברים בסיסיים, ובעסק קטן כל אלה נמצאים בדרך כלל בגיליון אלקטרוני או בתוכנת ההנהלת חשבונות:

• "דוח רווח והפסד" (הדוח שמראה כמה נכנס, כמה יצא וכמה נשאר) לכמה חודשים אחורה, כדי לראות מגמה ולא רק חודש אחד.
• "תזרים מזומנים", כלומר מועדי הכניסה והיציאה של הכסף בפועל, שעשויים להיות שונים מהרווח על הנייר ולכן חשובים בנפרד.
• "שולי רווח גולמי", האחוז שנשאר מכל מכירה אחרי עלות המוצר או השירות עצמו, לפי מוצר או שירות.
• מקורות הפניות: מאיפה מגיעים לקוחות חדשים ומה עולה להשיג כל אחד.
• שיעור הסגירה: כמה מהפניות והצעות המחיר הופכות לעסקה.
• היסטוריית הרכישות: מי קנה, מתי, וכמה פעמים חזר.

האבחון נגמר כשיש בידכם רשימה קצרה של ממצאים, כל אחד עם נתון לצידו ועם הערכה גסה של מה הוא עולה לכם.
ממצא בלי נתון לא נכנס לתוכנית, אלא חוזר לאיסוף.
כך נמנעים מלבנות חצי שנה של עבודה על הנחה שאף אחד לא בדק.

איך בוחרים אילו ממצאים לטפל בהם קודם?

בכל אבחון יוצאות בדרך כלל יותר בעיות ממה שאפשר לטפל בו ברבעון אחד.
הטעות הנפוצה היא לנסות לתקן הכול במקביל, וכך שום דבר לא מתקדם.
אני ממיין כל ממצא לפי שלושה מבחנים:

1. השפעה על הרווח: כמה שקלים בשנה הממצא הזה עולה לכם, או כמה יכול להכניס אם יתוקן.
2. מאמץ וזמן: כמה עבודה נדרשת, ומי בעסק צריך לעשות אותה.
3. תלות: האם יש דבר שחייבים לסגור קודם. אין טעם להגדיל תקציב פרסום כשהצעות המחיר נעלמות בלי מעקב.

מה שיוצא גבוה בהשפעה ונמוך במאמץ עולה לראש הרשימה.
התוצאה היא שלוש עדיפויות לרבעון, לא יותר.
שלוש עדיפויות שמתקדמות שוות יותר מעשר שנשארות על הנייר.

סוג הממצא גם קובע לאיזה כיוון פונים.
בעיה בכסף שנכנס ויוצא מובילה לייעוץ כלכלי: תקציב, תזרים ותמחור.
בעיה בפניות שלא נסגרות מובילה לייעוץ מכירות.
בעיה בפניות שלא מגיעות מובילה לייעוץ שיווקי.
לפעמים התשובה המהירה ביותר להגדלת רווחיות היא בכלל בצד ההוצאות, למשל ספק שהמחיר שלו לא נבדק שנים, ואז לא צריך להעלות מחירים ולא להביא לקוח אחד נוסף.

את הידע הזה אני מביא משני מקומות: תואר ראשון בכלכלה וניהול, וניהול של מעל 10 עסקים פרטיים.
מהם למדתי שהסדר חשוב לא פחות מהתוכן: קודם מה שמחזיר כסף מהר, ורק אחר כך מה שמשתלם לאורך זמן.

איך הופכים ממצא ליעד שאפשר למדוד ולעמוד בו?

יעד טוב עונה על שש שאלות: מה אנחנו מודדים, מאיפה מתחילים, לאן רוצים להגיע, עד מתי, מי אחראי, ומה הצעד הראשון.
זה בעצם המודל המוכר בשם "SMART" (יעד מוגדר, מדיד, ריאלי, רלוונטי וקשור בזמן), רק בלי הז'רגון.
המדד עצמו נקרא "מדד ביצוע מרכזי" (KPI), וזה פשוט המספר שבודקים כל חודש כדי לדעת אם התוכנית עובדת.

הטבלה הבאה מראה איך ממצא הופך ליעד.
המספרים כאן להמחשה בלבד, ובעסק אמיתי הם נקבעים לפי הנתונים שנאספו באבחון:

אחרי שיש יעד, מפרקים אותו לצעדים קטנים. "להעלות את אחוז הסגירה" הוא יעד, ו"לשלוח לכל מי שקיבל הצעה הודעת מעקב אחרי שלושה ימים" היא משימה שאפשר לעשות כבר השבוע.
כל יעד מקבל שלוש עד חמש משימות כאלה, כל אחת עם שם של אדם ותאריך.

לדברי מנהל כספים ותיק, "תוכנית בלי אחראי ובלי תאריך היא משאלה, לא תוכנית".
אני מסכים עם זה לגמרי, ולכן אני לא סוגר פגישת סיכום לפני שלכל שורה בטבלה יש שם ותאריך.
כשהיעד נוגע לצמיחה במכירות, אפשר לראות איך זה נראה בפועל גם במאמר על הגדלת מכירות בעסק, שמפרט דרכים לרבעון הקרוב.

איך נראה ייעוץ עסקי שממשיך ללוות את התוכנית אחרי שנכתבה?

הרגע המסוכן ביותר בתוכנית הוא השבוע שאחרי הפגישה, כשהעסק חוזר לשגרה והתוכנית נשארת בצד.
ייעוץ עסקי טוב לא נגמר במסירת המסמך, ולכן אני בונה סביב התוכנית שגרת בקרה פשוטה:

• פגישת מעקב חודשית של כחצי שעה, שבה בודקים שלושה מספרים בלבד: המדד של כל יעד מול נקודת הפתיחה.
• עדכון קצר באמצע החודש, שבו כל אחראי מדווח אם המשימות שלו התקדמו.
• החלטה בסוף כל חודש: ממשיכים, משנים כיוון או עוצרים. יעד שלא זז אחרי חודש או חודשיים לא נשאר "בגלל שכך תכננו".

הבקרה הזו חשובה במיוחד בעסקים קטנים שאין בהם מחלקת כספים או מנהל תפעול.
בעל העסק הוא גם המנכ"ל וגם מי שעונה לטלפון, ואם אין שגרה קבועה, היומיום תמיד ידחק החוצה את התוכנית.
אני עובד עם בעלי עסקים בחיפה, בקריות ובצפון, ובכל מקום אני מתחיל מאותו עיקרון: התוכנית צריכה להתאים ליומן של בעל העסק, לא להפך.

התוכנית גם לא קבועה.
אחרי רבעון, חלק מהיעדים הושגו, חלק התברר שנקבעו לא נכון, ויש ממצאים חדשים שצצו תוך כדי עבודה.
זה הזמן לחזור לאבחון קצר ולבנות רבעון חדש.
כך העסק צובר שיפור על גבי שיפור, במקום להתחיל מאפס בכל פעם.
מי שחושב על בחירת איש מקצוע לליווי כזה יכול לקרוא גם את המדריך על בחירת חברת ייעוץ עסקי שמתאימה לצרכים.

שאלות נפוצות על המעבר מאבחון לתוכנית

כמה תשובות קצרות לשאלות שבעלי עסקים שואלים אותי הכי הרבה כשמגיעים לשלב הזה.

כמה יעדים מותר להציב בבת אחת?

שניים עד שלושה ברבעון.
מעבר לזה הקשב של בעל העסק מתפזר והמשימות נדחות.
אם יש יותר ממצאים, הם מחכים ברשימה לרבעון הבא, ולא נמחקים.

כמה זמן לוקח להגיע מאבחון לתוכנית עבודה מוכנה?

זה תלוי בעיקר באיסוף הנתונים.
עסק שהמספרים שלו מסודרים יכול לעבור משלב האבחון לתוכנית בתוך כמה שבועות.
כשצריך קודם לסדר דוחות או לאסוף נתוני לקוחות, זה לוקח יותר, ואין טעם למהר: תוכנית שנבנית על נתונים חלקיים תצטרך לעבור תיקונים מיד.

מה עושים כשיעד לא מתקדם אחרי חודש?

בודקים קודם אם המשימות בכלל בוצעו.
אם כן ובכל זאת אין תזוזה, כנראה שהאבחון הצביע על הסיבה הלא נכונה, וצריך לחזור לנתונים.
אם המשימות לא בוצעו, הבעיה בדרך כלל באחריות או בלוח הזמנים ולא ביעד עצמו.

האם עסק קטן בלי מחלקת כספים יכול לעבוד לפי תוכנית כזו?

כן, ועדיף שיעבוד.
התוכנית בנויה על שלושה או ארבעה מספרים שאפשר להוציא מגיליון אלקטרוני פשוט ומהנהלת החשבונות.
אין צורך במערכות יקרות, צריך רק קביעות: אותם מספרים, באותו יום בחודש.

סיכום: ייעוץ עסקי שהופך אבחון לתוצאות עם רון זכרין ייעוץ עסקי

אבחון הוא נקודת הפתיחה ולא התוצר.
הערך נוצר בשלבים שאחריו: מיון הממצאים לפי כסף, הגבלה לשלוש עדיפויות, יעדים עם מדד ותאריך ואחראי, ושגרת בקרה חודשית שמחזיקה את התוכנית חיה.
עסק שעושה את זה רואה בסוף הרבעון מספרים שהשתנו ולא רק מצגת חדשה.

אצלי תקבלו שילוב של רקע בכלכלה וניהול ושל ניסיון בניהול מעל 10 עסקים פרטיים, ולכן אני מדבר בשפה של בעלי עסקים ולא בשפה של דוחות.
אם אתם בחיפה, בקריות או בצפון ורוצים ייעוץ עסקי שמסתיים בתוכנית שאפשר לעמוד בה, צרו איתי קשר ונקבע שיחה ראשונה.
בואו נעבור יחד מהממצאים לצעדים הראשונים!