ייעוץ כלכלי לעסקים: זיהוי הוצאות שפוגעות ברווח

ייעוץ כלכלי לעסקים מתחיל בשאלה אחת פשוטה: לאן הולך כל שקל שנכנס, ואילו הוצאות אוכלות את הרווח בלי שאף אחד שם לב.
התשובה כמעט אף פעם לא נמצאת בהוצאה אחת ענקית.
היא מתחלקת בדרך כלל לשלוש קבוצות: הוצאות קבועות שלא נבדקו מזמן, בזבוז שחוזר כל חודש בהוראת קבע, ועלויות נסתרות כמו מלאי שוכב, שעות עבודה לא מנוצלות ועמלות סליקה.

כדי לזהות אותן צריך דוח רווח והפסד של שנה אחורה, מיון של כל ההוצאות לפי סוג, ושאלה אחת לכל שורה: האם היא מכניסה כסף, חוסכת כסף, או קיימת רק מתוך הרגל.
אני רון, בוגר תואר ראשון בכלכלה וניהול עם ניסיון בניהול של מעל 10 עסקים פרטיים.
אצלי, ברון זכרין ייעוץ עסקי, תקבלו סריקה מסודרת שמסתיימת ברשימת פעולות ברורה.
רוצים לדעת איפה הרווח שלכם בורח?
דברו איתי!

מהן הוצאות שפוגעות ברווח ואיך מזהים אותן?

הוצאה שפוגעת ברווח היא כל תשלום שהעסק מבצע בלי שהוא מחזיר את עצמו במכירות, בחיסכון או בהפחתת סיכון.
הבעיה היא שהוצאות כאלה לא נראות כמו בעיה.
הן נראות כמו "שגרה".
מנוי לתוכנה שהתחלתם להשתמש בה לפני שנתיים והפסקתם לעשות בה שימוש, ביטוח שנרכש פעמיים דרך שני סוכנים, חבילת טלפוניה שלא עודכנה מאז שהצוות הצטמצם.

הדרך הקלה להבין את התמונה היא להפריד בין שני סוגים. "הוצאות קבועות" הן תשלומים שחוזרים באותו סכום בלי קשר למכירות, כמו שכירות, ארנונה, מנויים וביטוחים. "הוצאות משתנות" גדלות וקטנות עם הפעילות, כמו חומרי גלם, עמלות, משלוחים ושעות נוספות.
הוצאה קבועה שלא נבדקת היא הסכנה השקטה, כי היא לא קופצת לעין בחודש חלש ולא בחודש חזק.

לדברי רואה חשבון שמלווה עסקים קטנים, הוצאה קטנה שחוזרת כל חודש מסוכנת יותר מהוצאה גדולה חד פעמית, כי על הגדולה כולם שואלים ועל הקטנה אף אחד לא.
אני רואה את זה גם בעסקים שניהלתי: מי שמסתכל רק על הסכומים הגדולים מפספס את הנזילה האמיתית.

הנה טבלה שמסכמת את הקבוצות שאני בודק ראשונות:

סוג ההוצאה	דוגמה נפוצה	מה בודקים	פעולה אפשרית
מנויים והוראות קבע	תוכנות, מערכות ניהול, פלטפורמות פרסום	מי משתמש בהן בפועל ומתי נעשה בהן שימוש אחרון	ביטול או מעבר לחבילה קטנה יותר
עמלות ודמי ניהול	עמלות סליקה, דמי ניהול בבנק, עמלות פעולה	השוואה בין ספקים ובין מסלולים	משא ומתן או מעבר לספק זול יותר
ביטוח עסקי	כיסויים חופפים, פוליסות ישנות	האם הכיסוי תואם את העסק כפי שהוא היום	איחוד פוליסות והתאמת כיסוי
מלאי	מוצרים שלא זזו חודשים	גיל המלאי ותחזית מכירות	מבצע פינוי ועצירת רכש חוזר
כוח אדם	שעות נוספות קבועות, משמרות לא מנוצלות	התאמה בין שעות עבודה לעומס אמיתי	שינוי סידור עבודה

אם הבחנתם בשורה אחת או שתיים שמוכרות לכם מהעסק, כבר יש לכם נקודת פתיחה.

איך עושים סריקת הוצאות צעד אחר צעד?

הסריקה לא דורשת תוכנה מיוחדת ולא ידע חשבונאי עמוק.
היא דורשת סדר.
אני עובד בחמישה צעדים, ואפשר להתחיל אותם כבר השבוע.

הצעד הראשון הוא לאסוף.
מושכים דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי עסקי של 12 חודשים אחורה, ומוסיפים את דוח הרווח וההפסד מהנהלת החשבונות.
בלי שנה שלמה קשה לראות הוצאות עונתיות, כמו ביטוח שנתי שמשולם פעם אחת ונשכח.

הצעד השני הוא למיין.
כל שורה מקבלת קטגוריה: שכירות, שכר, שיווק, ספקים, תוכנות, מימון, אחר.
כשהקטגוריה "אחר" גדולה, זה סימן שהעסק לא יודע לאן הכסף הולך, וזה כבר ממצא בפני עצמו.

הצעד השלישי הוא להשוות.
כל קטגוריה נמדדת כאחוז מההכנסות, ולא רק כסכום.
הוצאה של אלפי שקלים על שיווק יכולה להיות נכונה לעסק שמרוויח ממנה פי כמה, וגרועה לעסק שלא יודע כמה לקוחות היא מביאה.
כאן הקשר לשיווק ברור: מי שרוצה להבין אם ההוצאה על קידום מצדיקה את עצמה צריך גם ייעוץ שיווקי שמודד תוצאות, ולא רק מספר בחשבון הבנק.

הצעד הרביעי הוא לשאול שלוש שאלות על כל הוצאה: האם היא מכניסה כסף, האם היא חוסכת כסף, והאם יש חלופה זולה יותר באותה איכות.
הוצאה שלא עונה על אף אחת מהשלוש מועמדת לחיתוך.

הצעד החמישי הוא לתעדף.
לא חותכים הכול ביום אחד.
מתחילים בשלוש ההוצאות הגדולות ביותר שאפשר לשנות, קובעים תאריך ובעל תפקיד לכל אחת, ובודקים אחרי חודש מה השתנה ב"תזרים מזומנים", כלומר ההפרש בין הכסף שנכנס לעסק לכסף שיוצא ממנו בפועל.

מתי ייעוץ כלכלי לעסקים באמת משתלם?

אפשר לעשות חלק מהעבודה לבד, ואני אומר את זה בגלוי.
אבל יש מצבים שבהם עין חיצונית חוסכת זמן וכסף.
הראשון הוא כשהמכירות עולות והרווח נשאר במקום.
זה סימן קלאסי להוצאות שגדלות יחד עם העסק בלי שאף אחד שולט בהן.

המצב השני הוא כשיש חוסר בהירות על שולי הרווח.
אם אתם לא יודעים כמה נשאר לכם מכל מוצר או שירות אחרי כל העלויות, קשה להחליט איפה לחתוך ואיפה להשקיע.
כאן עוזרת עבודה על תמחור והגדלת רווחיות לפי נתונים אמיתיים, ולא לפי תחושת בטן.

המצב השלישי הוא לקראת החלטה גדולה: פתיחת סניף, גיוס עובדים, הלוואה, שינוי ספק מרכזי.
בנקודות האלה כדאי לבנות או לעדכן תוכנית עסקית עם תחזית הוצאות מסודרת, כדי שההחלטה תתבסס על מספרים.
מי שנמצא בתחילת הדרך יכול גם להיעזר בייעוץ עסקי לפתיחת עסק, שבו בונים את מבנה ההוצאות נכון מהיום הראשון.

המצב הרביעי הוא עייפות.
בעלי עסקים קטנים עובדים בתוך העסק ולא מעליו, ואין להם זמן לשבת על דפי בנק.
אני עוזר לעבור על הנתונים בעיניים רעננות, וכשיש צורך משלב את הבדיקה בתהליך רחב יותר של ייעוץ עסקי שמתחיל באבחון ומסתיים בתוכנית עבודה.

הבסיס שלי לעבודה הוא ההשכלה בכלכלה וניהול והניסיון המעשי בניהול של מעל 10 עסקים פרטיים.
ראיתי מבפנים איך נראית הוצאה שנבלעת בשגרה, ואני יודע אילו שאלות לשאול כדי שהיא תצוף.

אילו הוצאות כדאי לחתוך ואילו עדיף להשאיר?

חיתוך עיוור הוא טעות נפוצה.
עסק שמקצץ בכל מקום מאבד לפעמים את מה שמביא לו הכנסה.
הכלל שלי פשוט: חותכים הוצאה שאין לה קשר להכנסה או לשירות ללקוח, ומשפרים הוצאה שיש לה קשר, גם אם היא יקרה.

הוצאות שכמעט תמיד כדאי לבדוק מחדש הן מנויים שלא בשימוש, כפילויות בביטוח, עמלות סליקה ועמלות בנק שלא נבדקו מול הצעות אחרות, ורכש בכמויות שגדולות מהצורך.
בתחום הרכש יש הרבה מקום לשיפור, ואפשר להעמיק בו בנפרד דרך אופטימיזציה בתהליכי רכש.
גם פתיחת משא ומתן מול ספק קיים משתלמת: ספק שמעדיף לשמור לקוח ותיק נוטה להתגמש.

הוצאות שכדאי לחשוב פעמיים לפני שחותכים הן שיווק שמוכיח תוצאות, הכשרת עובדים, תחזוקה שמונעת תקלות יקרות, והנהלת חשבונות מסודרת.
קיצוץ בהן חוסך היום ומוסיף עלות מחר.

יש גם דרך אחרת להגדיל רווח: לא רק להוריד הוצאות, אלא להעלות הכנסות מאותה עלות קבועה.
עסק שהשכירות והשכר שלו כבר משולמים, ועוד מכירה אחת לא מוסיפה לו כמעט עלות, ירוויח מהגדלת מכירות יותר מאשר מחיתוך נוסף.
לכן אני מסתכל תמיד על שני צדדי המשוואה.
מי שרוצה רעיונות מעשיים לצד ההכנסות יכול לקרוא על הגדלת מכירות בעסק ועל דרכים שאפשר ליישם כבר ברבעון הקרוב.

דוגמה היפותטית שמראה את העיקרון: עסק שירותים קטן שמצא בסריקה שלושה מנויי תוכנה חופפים, שני ביטוחים עם כיסוי כפול ועמלת סליקה גבוהה, ושיפר את שלושתם, לא נגע בשום דבר שהלקוחות מרגישים.
החיסכון הגיע ממקומות שבהם אף לקוח לא הרגיש בשינוי, וזה בדיוק הסוג הטוב ביותר של חיתוך.

שאלות נפוצות על זיהוי הוצאות בעסק

אלה השאלות שאני שומע הכי הרבה מבעלי עסקים בתחילת התהליך.

כמה זמן לוקחת סריקה ראשונה של הוצאות?

בעסק קטן עם הנהלת חשבונות מסודרת, סריקה ראשונה לוקחת בדרך כלל כמה ימי עבודה מפוזרים על פני שבוע או שבועיים.
הזמן תלוי בעיקר באיכות המסמכים ובכמות הספקים והמנויים.
עסק שהמסמכים שלו מפוזרים יצטרך קודם לאסוף אותם, וזה חלק מהעבודה.

האם רואה החשבון שלי לא עושה את זה כבר?

רואה חשבון מדווח על מה שקרה ומכין דוחות לרשויות.
סריקה שמטרתה לשפר רווח היא שאלה אחרת: אילו הוצאות אפשר לשנות והאם הן מוצדקות.
שני התפקידים משלימים זה את זה, ואני עובד על בסיס הנתונים שרואה החשבון מכין.

כל כמה זמן כדאי לחזור על הבדיקה?

סקירה קצרה אחת לרבעון, וסריקה מלאה אחת בשנה.
הוצאות חדשות מצטברות כל הזמן, ומנויים חדשים מתחילים בלי שמישהו מחליט על כך במפורש.
בדיקה רבעונית תופסת אותם לפני שהם הופכים לקבועים.

מה עושים אם אחרי הקיצוצים הרווח עדיין נמוך?

זה סימן שהבעיה לא רק בהוצאות.
אולי התמחור נמוך מדי, אולי תמהיל המוצרים לא רווחי, ואולי יש בעיה במבנה העסק.
בשלב הזה בודקים מחירים, שולי רווח לכל מוצר ותמהיל לקוחות, ולא ממשיכים לקצץ.

ייעוץ כלכלי לעסקים ברון זכרין ייעוץ עסקי: מה עושים עכשיו?

הוצאות שפוגעות ברווח הן כמעט תמיד הוצאות שנראות רגילות: מנוי ישן, ביטוח כפול, עמלה שלא נבדקה, מלאי שלא זז.
מי שמסדר את הנתונים, ממיין לקטגוריות, שואל שלוש שאלות על כל שורה ומתעדף שלוש פעולות, רואה שינוי כבר בחודש הראשון.

אצלי, ברון זכרין ייעוץ עסקי, תקבלו ליווי אישי וישיר, בגובה העיניים ובלי ז'רגון.
אני מביא את ההשכלה בכלכלה וניהול ואת הניסיון בניהול של מעל 10 עסקים פרטיים, ואנחנו עובדים על המספרים האמיתיים שלכם.
אני עובד עם עסקים בחיפה, בקריות, בצפון ובאזורים נוספים, ואפשר לקרוא עוד על יועץ עסקי בחיפה ובסביבתה.

אם אתם מרגישים שהרווח לא משקף את המאמץ, הגיע הזמן לבדוק.
ייעוץ כלכלי לעסקים הוא הדרך הקצרה למצוא לאן הכסף הולך ולהחזיר אותו לעסק.
צרו איתי קשר היום ונתחיל בסריקה ראשונה!