שיפור תהליכים הוא אסטרטגיה מנהלית מקיפה הלוקחת בחשבון את כל הגורמים שהופכים תהליך ארגוני ליעיל ויעדים שלחשיבה מערכתית ומתמדה. אבל מהו האופן בו ניתן לטפח ולשחרר את התהליך הזה? מהם הכלים והשיטות שמסייעים במנהל לפקח על המעשים של ארגונו בצורה נוספת? אלה השאלות שיש לנו לחקור בעקבות הזמן שאנחנו פועלים לשעתו.
המתודולוגיה של שיפור תהליכים מתחילה בהבנה עמוקה של התהליך של הארגון. זה נעשה על ידי ניתוח מעמיק של התהליך עצמו, לרבות בחינת הכוחות המניעים אותו, האיים, האחריות וההשפעות שלו. אם מדובר בתהליך מסוים, רצוי לדעת איזה מוצר או שירות התהליך מייצר, אילו משאבים נדרשים לביצועו, ואילו קני מידה משמשים להערכתו.
אחרי שהתהליך מובנה באופן מעמיק, השלב הבא הוא לזהות את הבעיות המקימות בתהליך. זה יכול להכליל כל דבר מתהליך המרובה או מסובך מדי, תהליך שמאכזב את הלקוחות, או תהליך שמהווה מכשול לתקנה או למדיניות של הארגון.
אחרי שהבעיות מובחנות, השלב הבא הוא למצוא דרכים לשפר את התהליך. זה יכול לכלול שימוש במתודולוגיות שונות, כולל Lean, Six Sigma, או המשא ומתן במעקב, או אפילו יצירת תהליך חדש מאפס.
אחרי שהתהליך שופר, נדרשת בקרה מתמדת לוודא שהשיפור הוא מתמשך. זה יכול להכליל מערכת של מדדים המבחינים את ביצועי התהליך, ולהכין מנגנון להגיב לחריגות בתהליך.
בחיפוש הפתרונות לשיפור תהליכים, המתודולוגיות שנמצאות בשימוש עשויות להביא לידי ביצועים ברמה גבוהה בכל הארגון, ייעול האפקטיביות של התהליכים ולמרחב התרומה המרכזית של כל איש תוך קידום מגמת שיפור מתמד.
בסיום התהליך, ניתן להבטיח שהארגון לא רק שיפר את תהליכיו, אלא גם למד להבין אותם טוב יותר, ובכך להיות מסוגל להמשיך לשפרם באופן עצמאי גם לאחר שהמתודולוגיה מוחלת.
