מינימיזציה של הוצאות מנהלתיות היא מטרת ראשונה וחשובה בייעול כל תהליך עסקי בכל עסק או ארגון, בין אם מדובר בעסק קטן ובינוני או בעסק גדול. מטרה זו מביאה לשיפור תהליכי העבודה ולהפחתת ההוצאות, באופן מיידי או ארוך טווח. אך כיצד ממשים את מטרה זו במעשה? יישום זה בוא לידי ביטוי באמצעות מספרר גורמים.
ראשית, יש להתחיל עם מבנה הארגון עצמו. חשוב לבדוק מהו מבנה הארגון, כמה תתי משרדים יש בו וכמה אנשי מקצוע. בעזרת תהליך זה ניתן לאתר את המקומות בהם ניתן לחסוך. לדוגמה, האם יש עובדים עם מתמחה דומה או תפקיד חשוב שניתן למזג? נוסף על כך, האם ניתן למזג תתי משרדים?
אחרי הבחינה במבנה הארגון, ניתן לעבור לבחינה של תהליכי העבודה של הארגון. בדיקה זו הכרחית על מנת לבחון האם ניתן להפחית את הוצאות האנרגיה והזמן באופן המשפיע על התוצאות, לשמה העבודה המנהלתית במיוחד יכולה להיות יקרה ומשאיפה לאנרגיה.
מעבר לכך, חשוב להבין כי ברוב המקרים, יישום של טכנולוגיה הוא מענה אפקטיבי לשיפור היעילות והיכולת להפחית הוצאות מנהלתיות. זה יכול לכלול, לדוגמה, שליחת דוא"ל או sms במקום משלוח דואר ממשי, שיפור תהליכי שיתוף המידע בארגון, מערכות ERP שמתמזגות וממקדמות פעולות ניהול מרכזיות כמו ניהול כספים, ניהול תהליכי חינוך, ניהול מלאי או תהליכים אחרים שיכולים להפוך להיות יעילים וחסכוניים יותר עם החדשנות הטכנולוגית.
לסיום, חשוב לציין שלמרות המאמץ הנדרש, היעילות המובטלת במינימיזציה של הוצאות מנהלתיות היא חיונית לבריאות הכלכלית של כל ארגון או עסק. השקעה בתחקור וביישום של שיטה זו היא השקעה בעתיד הארגון.
